Los documentos recibidos serán objeto de todas las operaciones precisas para su correcta descripción e instalación en el archivo. Tales tareas dan lugar a varios tipos de instrumentos de descripción:
- Inventario topográfico
- Catálogo documental
- Guías por series
- Guía general (en proceso de elaboración).
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Selección documental
El expurgo es la operación por la que se seleccionan los documentos, a fin de que sólo aquellos que reúnen las mejores condiciones de testimonio e información pasen a formar parte del patrimonio histórico documental.
Siguiendo las Tablas de Valoración aprobadas por la Comisión Andaluza de Valoración de Documentos (CAVD) (que fija las directrices para la conservación y eliminación de documentos, establece los plazos de permanencia de los documentos en los diferentes archivos, aprueba los formularios normalizados para los estudios de identificación y valoración y crea grupos de trabajo para la identificación y la valoración documentales), el Archivo Municipal de Marbella ha procedido a la eliminación de la siguiente documentación, tras los estudios previos de valoración e identificación:
- Mandamientos de ingreso, desde 1953-1991, conservándose como muestra un mandamiento de ingreso por año y capítulo del presupuesto.
- Mandamientos de pago, desde 1953-1991, conservándose como muestra un mandamiento de ingreso por año y capítulo del presupuesto.
- Padrón e Impuesto de Circulación de Vehículos, desde 1987 hasta 2003, conservándose como muestra diez expedientes por año.
- Infracciones, aprehensiones y decomisos de la Policía Municipal, desde 1999 a 2003, conservándose como muestra diez expedientes por año.
- Expedientes de Plusvalía, desde 1968 a 1983, conservándose como muestra cinco documentos por año.
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